PDF-Tools Test & Vergleich 2026: Entdecken Sie die Top-Auswahl dieses Jahres

Ein Vertrag muss unterschrieben werden, aber der Drucker steht im Büro. Die Bewerbung hat 14 Megabyte, das Formular nimmt nur 5. Der Scan vom Steuerberater ist ein Bild statt Text. Für all das gibt es Werkzeuge im Browser, und die meisten kosten nichts.

Wir haben 20 dieser Anbieter zusammengetragen und nach denselben Merkmalen sortiert. Vier davon haben dieselbe Datei komprimieren dürfen, damit wenigstens eine Zahl aus eigener Messung stammt. Alles Übrige stammt von den Anbieterseiten, abgerufen im September 2026.

Produkt	Note
PDFMonster PDF-Tools kostenlos ohne Anmeldung	1.2	–
PDF24 Tools kostenlose PDF-Werkzeuge mit EU-Servern	1.3	–
iLovePDF Online-Werkzeuge mit starker Komprimierung	1.8	–
Smallpdf PDF-Werkzeuge aus der Schweiz	2.1	–
Sejda PDF Editor mit Stunden- und Seitenlimit	2.2	–
PDF2Go Online-Werkzeuge mit Servern in Europa	2.3	–
Xodo PDF Editor mit OCR ohne Konto	2.4	–
Online2PDF komplett kostenlos ohne Bezahltarif	2.4	–
PDFgear kostenlos mit OCR und KI-Funktionen	2.5	–
SimplePDF Editor mit lokaler Verarbeitung	2.5	–
Adobe Acrobat Online mit Servern in den USA	2.6	–
PDF Candy mit Lifetime-Lizenz ohne Konto	2.6	–
AvePDF mit Spezialwerkzeugen und OCR	2.7	–
Foxit PDF mit Testphase statt Gratisversion	2.8	–
PDFescape Online-Editor ohne Konto	2.9	–
Canva PDF Editor für gestaltete Dokumente	3.0	–
TinyWow viele Gratiswerkzeuge mit US-Servern	3.1	–
LightPDF mit OCR und KI ohne Standortangabe	3.2	–
DocHub für Formulare mit drei Aufgaben im Monat	3.3	–
Soda PDF ohne sichtbaren Preis	3.5	–

Eine Sache ist uns dabei aufgefallen, die in kaum einer Empfehlungsliste vorkommt. Bei neun der 20 Anbieter steht nirgends, wo die hochgeladene Datei eigentlich verarbeitet wird. Nicht im Impressum, nicht in der Datenschutzerklärung, nirgends. Bei einer Urlaubsbroschüre ist das gleichgültig. Bei einer Gehaltsabrechnung nicht.

Für wen sich welches Werkzeug eignet

Die Frage nach dem besten PDF-Tool lässt sich nicht allgemein beantworten, weil die Anforderungen zu unterschiedlich sind. Vier Situationen decken die meisten Fälle ab.

Ein PDF, einmal im Monat

Wer gelegentlich eine Datei verkleinert oder zwei Seiten zusammenfügt, braucht kein Abo und kein Konto. PDF24 und PDFMonster erledigen das ohne Registrierung und ohne Grenzen. Online2PDF gehört ebenfalls dazu, sieht altmodisch aus, kann aber erstaunlich viel in einem einzigen Werkzeug. Wer nur ein Formular ausfüllen und unterschreiben will, ist mit SimplePDF gut bedient: ein schlanker Editor, der im Browser rechnet, ohne großen Werkzeugkasten drumherum.

Täglich im Büro

Wer mehrmals am Tag mit PDF arbeitet, stößt bei den Gratisversionen schnell an Grenzen. Smallpdf begrenzt die Downloads pro Tag, Sejda arbeitet mit Stundenlimits, DocHub erlaubt in der Gratisversion drei Vorgänge im Monat. Hier lohnt entweder ein Bezahltarif oder der Griff zu den beiden Anbietern ohne Limit.

Verträge, Abrechnungen, Personalunterlagen

Sobald personenbezogene Daten im Dokument stehen, wird die Frage nach dem Serverstandort zur Hauptfrage. Zwei Anbieter verarbeiten in Deutschland, drei weitere in der EU. AvePDF dagegen wirbt mit Spezialwerkzeugen bis hin zur Hyperkompression, verrät aber nirgends, wo diese Rechenarbeit stattfindet. Bei PDFMonster verlässt die Datei bei 35 von 58 Werkzeugen den Rechner gar nicht erst, weil im Browser gerechnet wird. Wer Adobe, TinyWow oder DocHub nutzt, schickt seine Datei in die USA.

Gestaltete Dokumente

Broschüren, Einladungen, Präsentationen: Dafür ist Canva das passende Werkzeug, auch wenn es als PDF-Tool im engeren Sinn wenig taugt. Kein OCR, kein Komprimieren, Konto zwingend. Dafür Vorlagen, an die kein anderer im Vergleich herankommt.

Die Frage, die kaum jemand stellt

Beim Hochladen einer Datei passiert mehr, als die Fortschrittsanzeige verrät. Das Dokument liegt für eine Weile auf einem fremden Rechner, in einem Rechenzentrum, das einem Unternehmen gehört, dessen Namen viele Nutzer nie gelesen haben.

Wir haben bei allen 20 Anbietern nachgesehen, was zu drei Punkten zu finden war: Wo steht der Server, wer betreibt den Dienst, und wie lange bleibt die Datei liegen.

PDF24 beantwortet alle drei Fragen. Rechenzentren in der EU, Betreiber ist die Geek Software GmbH in Deutschland, Löschung binnen einer Stunde. PDFMonster nennt Hetzner in Falkenstein, ebenfalls eine Stunde, und rechnet bei der Mehrzahl der Werkzeuge ohnehin lokal. Smallpdf nennt die EU und die Smallpdf AG in der Schweiz, dazu eine ISO-Zertifizierung.

Am anderen Ende steht PDFgear. Auf der gesamten Seite findet sich kein Firmenname und kein Sitz. Das Werkzeug ist kostenlos, kann OCR, hat Programme für Windows, Mac und Handy. Nur weiß niemand, wem man seine Dateien anvertraut. LightPDF nennt immerhin Shenzhen als Firmensitz und weist auf Datenübermittlung außerhalb der EU hin, den Serverstandort aber nicht.

Ein Sonderfall ist TinyWow. Dort widersprechen sich die eigenen Texte: Die Datenschutzerklärung nennt eine Stunde Speicherdauer, die Nutzungsbedingungen fünfzehn Minuten. Beides kann nicht stimmen.

Wie viel bringt Komprimieren wirklich

Hier haben wir selbst gemessen, statt Werbeversprechen abzuschreiben. Dieselbe bildlastige Broschüre mit 6,55 Megabyte ist durch vier Werkzeuge gelaufen, jeweils mit der Voreinstellung des Anbieters. An den Reglern wurde nichts gedreht, weil die meisten Nutzer das auch nicht tun.

Das Ergebnis fällt deutlicher aus als erwartet. iLovePDF drückte die Datei auf 1,51 Megabyte, das sind 78 Prozent weniger. PDF24 kam auf 1,86 Megabyte. PDFMonster landete bei 2,68 Megabyte und damit spürbar hinter den beiden. Smallpdf zeigte in der Vorschau rund 445 Kilobyte an, allerdings nur als Schätzung, und die starken Komprimierungsstufen sind dort ohnehin zahlenden Kunden vorbehalten.

Wer regelmäßig große Dateien verkleinern muss, fährt mit iLovePDF am besten. Wer Wert darauf legt, dass die Datei den Rechner möglichst selten verlässt, nimmt Abstriche bei der Dateigröße in Kauf.

Wo kostenlos aufhört

Kostenlos steht auf fast jeder dieser Seiten. Was das bedeutet, ist von Anbieter zu Anbieter verschieden, und die Unterschiede stehen selten auf der Startseite.

Vier Muster kommen immer wieder vor. Erstens das Tageslimit: Smallpdf lässt eine bestimmte Anzahl Downloads pro Tag zu, danach ist Schluss. Zweitens die abgespeckte Funktion: Wieder Smallpdf, dort ist nur die schwächste Komprimierungsstufe gratis. Drittens die Wartezeit: PDF Candy schaltet in der Gratisversion Pausen zwischen die Vorgänge. Viertens das Konto: PDF2Go, DocHub und Canva verlangen eine Anmeldung, bevor es richtig losgeht.

Ohne solche Bremsen arbeiten nur drei Anbieter im Vergleich. PDF24 sagt ausdrücklich, dass es keine Limits gibt, auch nicht für Unternehmen. PDFMonster nennt weder Grenzen noch Wasserzeichen. Online2PDF hat schlicht keinen Bezahltarif, an den es heranführen könnte.

PDFescape nennt eine Seitenzahl als Grenze der Gratisversion, ohne sie an einer Stelle klar zu beziffern. Die Datenschutzerklärung war zum Zeitpunkt unserer Prüfung nicht als Volltext abrufbar. Foxit fällt aus der Reihe, weil es dort gar keine dauerhafte Gratisversion gibt, sondern nur eine Testphase über 14 Tage. Und Soda PDF verrät den Preis nicht einmal: Auf der Tarifseite steht bei allen drei Angeboten statt einer Zahl nur eine Schaltfläche, die zum Kaufvorgang führt.

Was in der Tabelle steht

Zehn Merkmale stehen in der Vergleichstabelle. Ein paar davon brauchen eine Erklärung, weil die Antwort nicht immer so einfach ist, wie sie aussieht.

Preis pro Jahr meint den günstigsten Tarif für eine Person, umgerechnet auf zwölf Monate. Wo ein Anbieter nur Monatspreise nennt, steht das dabei. Preise ändern sich, der Stand ist September 2026.

Kostenlos nutzbar beantwortet nur, ob es überhaupt eine dauerhafte Gratisversion gibt. Wie brauchbar die ist, steht in der Spalte daneben.

Grenzen der Gratisversion ist die ehrlichere Spalte. Hier stehen Tageslimits, Wartezeiten, Wasserzeichen und die Funktionen, die hinter der Bezahlschranke bleiben.

Datenverarbeitung und Serverstandort ist die wichtigste Spalte in diesem Vergleich. Sie beantwortet, wo die Datei landet und wie lange sie bleibt. Steht dort “keine Angabe”, ist das kein Versehen unsererseits, sondern das Ergebnis der Suche.

OCR-Texterkennung meint, ob gescannte Seiten in bearbeitbaren Text verwandelt werden können, und zwar in der kostenlosen Version. Bei iLovePDF und Sejda gibt es OCR nur im Bezahltarif, deshalb steht dort nein.

Konto erforderlich ist für viele der entscheidende Punkt. Wer nur schnell eine Datei verkleinern will, mag sich nicht anmelden.

So sind wir vorgegangen

Wir sind kein Prüfinstitut und behaupten das auch nicht. Was wir selbst gemessen haben, ist die Komprimierung bei vier Anbietern. Dafür lief bei jedem Durchgang der Netzwerkmitschnitt des Browsers mit, der zeigt, ob eine Datei tatsächlich hochgeladen wird oder nicht. Alles andere sind Angaben der Anbieter, nachgelesen auf deren Seiten, in Impressum und Datenschutzerklärung.

Die Note setzt sich aus fünf Kriterien zusammen. Am schwersten wiegt mit 30 Prozent die Frage, wo die Datei verarbeitet wird, weil sie sich anders als der Funktionsumfang nachträglich nicht korrigieren lässt. Es folgen Funktionsumfang mit 25, Preis-Leistung mit 20, Bedienung mit 15 und die verfügbaren Plattformen mit 10 Prozent.

Auf Platz eins steht PDFMonster, und der Grund ist eng umrissen. Bei 35 von 58 Werkzeugen wird die Datei nicht hochgeladen, sondern im Browser verarbeitet, ohne dass etwas installiert werden muss. PDF24 kommt an diesen Punkt heran, aber nur über den PDF24 Creator, den es allein für Windows gibt. Beim Komprimieren liegt PDFMonster hinter iLovePDF und PDF24, das steht so in der Tabelle und ändert nichts an der Gesamtwertung.

Fragen und Antworten

Welches PDF-Tool ist wirklich kostenlos

Ohne Einschränkung kostenlos sind PDF24, PDFMonster und Online2PDF. Kein Konto, keine Wasserzeichen, keine Tageslimits. Bei allen anderen gibt es entweder eine Grenze oder eine Funktion, die Geld kostet.

Ist es sicher, ein PDF hochzuladen

Das hängt vom Anbieter ab. Bei elf der 20 steht der Serverstandort, bei neun nicht. Wer ein Dokument mit persönlichen Daten bearbeitet, sollte einen Dienst wählen, der die Frage beantwortet, oder ein Werkzeug nehmen, das im Browser rechnet und die Datei gar nicht erst überträgt.

Was passiert mit der Datei nach dem Hochladen

Die Anbieter, die es angeben, löschen zwischen fünfzehn Minuten und zwei Stunden nach der Bearbeitung. PDF24 und PDFMonster nennen eine Stunde, iLovePDF zwei Stunden. Bei TinyWow widersprechen sich die eigenen Angaben.

Brauche ich ein Konto

Bei den meisten nicht. PDF2Go, DocHub, Canva, Soda PDF und Adobe verlangen für die volle Nutzung eine Anmeldung. Die übrigen funktionieren ohne.

Welches Werkzeug komprimiert am stärksten

In unserem Durchlauf iLovePDF mit 78 Prozent Reduktion, gefolgt von PDF24 mit 71,5 Prozent. Beide arbeiteten mit ihrer Voreinstellung, an den Einstellungen wurde nichts verändert.

Kann ich einem Anbieter ohne Impressum vertrauen

Das muss jeder selbst entscheiden. Fest steht: Ohne Firmennamen und Sitz gibt es niemanden, an den man sich wenden kann, wenn etwas schiefgeht. Bei PDFgear fehlt beides.

Was ist der Unterschied zwischen Online-Werkzeug und gekauftem Programm

Ein Programm auf dem Rechner arbeitet ohne Internet, verarbeitet beliebig große Dateien und schickt nichts weg. Dafür kostet es Geld und muss installiert werden. Online-Werkzeuge sind sofort einsatzbereit und meist gratis, dafür wandert die Datei in den allermeisten Fällen auf einen fremden Server.

Gibt es ein Werkzeug für gescannte Dokumente

Dafür braucht es OCR. In der kostenlosen Version bieten das unter anderem PDF24, PDFMonster, PDFgear, Xodo, Online2PDF und TinyWow. Bei iLovePDF und Sejda ist die Funktion dem Bezahltarif vorbehalten.